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文化节企业宾客接待工作方案

 文化节企业宾客接待工作方案

 
  为做好第十三届中国xx文化节来浏宾客接待工作,按照让宾客高兴而来、满意而归的总要求,切实提高节会接待工作的水平,确保宾客在浏期间吃住行等方面安全顺心,给客人留下美好难忘的印象,特制定本方案。
 
  一、组织机构
 
  由市花炮局市场科牵头组织,市烟花爆竹总会及其各省、市分会参与。志愿者若干名。
 
  二、职责分工
 
  根据分工明晰、职责清楚、责任落实、管理方便的原则,按客人所入住的宾馆或接待的场所分块实施接待工作,逐块明确组织工作责任人、工作人员以及参与接待的领导,全面落实分工负责的接待管理制度,具体分工:
 
  (一)酒店报到接待组
 
  职 责:
 
  (1)安排好宾客报到,布置报到台;
 
  (2)负责宾客报到,资料发放和住房安排调节;
 
  (3)按照花炮节指导中心的要求及时传达、安排、监督、检查各项工作,要求工作细致、热情、周到,上传下达准确无误,做到指挥灵活、行动快、不误事;
 
  (4)负责通知各房间宾客乘车时间、地点、车号及其它注意事项。
 
  (二)车辆调度组
 
  职 责:
 
  (1)接待用车工作总协调。
 
  (2)统计、确定各接待宾馆人数,核定各宾馆所需车辆数量。
 
  (3)洽谈车辆租用事宜,并签订用车合同。
 
  (4)发放浏阳宣传U盘供大巴车播放。
 
  (5)完成宾客乘车证、乘车引导牌、车辆编号制作,交宾馆接待组长发放。
 
  (6)确定引导车辆,指导车辆有序停放。
 
  (7)组织司机、车辆引导人员熟悉路线场地,进行业务培训。
 
  (8)领取并发放接待车辆通行证。
 
  (9)与各接待宾馆接待组组长衔接,按入住宾客人数发放乘车证。
 
  (10)组织各车辆引导人员对租用的接待车辆进行验收,包括检查车辆的音响效果、卫生状况以及U盘播放器,查验、核对车辆的编号、牌照、通行证等。
 
  (11)安排6名志愿者于11月3日下午2:00至观礼台外场,协助交警维护宾客车辆停车位并指挥车辆按序停放。
 
  (12)晚会结束后、清场前,安排两名引导人员和一台备用车在现场留守送回滞留客人。
 
  (13)宴会前指挥车辆按出发顺序停放,宴会结束后督促志愿者组织客人按指定车辆乘坐,并督促车辆按规定时间、规定顺序出发。
 
  (三)餐饮安排组
 
  职 责:
 
  (1)负责摸清参加3日、4日宴会宾客数量,统一向宴会定点酒店下单,督促酒店严格遵守《食品卫生法》,确保不发生食物中毒等问题。
 
  (2)确定宴会菜谱,分日期制作好宴会餐券。
 
  (3)11月1日前餐饮安排组要主动协调衔接,并确定好3日晚宴出席人员,编排好席卡。
 
  (4)11月1日下午2:00前制作好席卡,3日和4日下午2:00前摆好宴会席卡,检查餐桌、台布、餐巾纸、酒水、饮料、牙签、碗、筷、碟、杯的摆放情况。
 
  (四)志愿者组织组
 
  职  责:
 
  (1)引导观众入场入座;
 
  (2)引导观众上洗手间;
 
  (3)引导观众有序退场;
 
  (4)晚会开始前将晚会过程中的注意事项告知观众;
 
  (5)晚会过程中引导观众营造气氛;
 
  (6)劝导观众不在走廊过道停留;
 
  (7)清点人数,做好车辆上讲解工作;
 
  三、工作要求
 
  1、根据总方案制定本块接待实施分方案,将各项职责具体化、细致化、操作化,做到人员明晰、责任明晰、要求明晰,指导接待工作有条不紊地开展。
 
  2、调配实施方案所需要的力量,做好对他们的培训工作,使他们熟悉操作方案,懂得实施流程,服务礼貌大方,确保整个接待工作统一协调、步调一致地进行。
 
  3、切实加强组织领导工作,各总责任人、各分块责任人都要亲自熟悉总方案,并亲自制作分方案、讲解分方案、落实分方案,加强对本组、本块工作的组织协调。

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